Vacante

ST 012.22- Procurement Logistic Assistant-OIM Santo Domingo

(Empleo)

TÉRMINOS DE REFERENCIA

INSTITUCIÓN:  Organización Internacional para las Migraciones (OIM), ONU Migración

Título: Procurement Logistic Assistant

Lugar de destino: Santo Domingo, República Dominicana

Departamento: Administración

Contrato / Nivel: G5

Duración: 3 meses (con posibilidad de extensión luego de aprobar el periodo de prueba)

Supervisora: Oficial de Gestión de Recursos (RMO)

IMPORTANTE:

1. Primero Colocar Numero De Vacante

2. Enviar hoja de vida en formato OIM y una carta de motivación (una página) explicando su interés en el puesto.

Solo se considerarán los CVs recibidas en el formato “hoja de vidas OIM” adjunto en: (http://bit.ly/Hoja-de-Vida-OIM). Deben convertir la hoja de vida a PDF para  adjuntar el documento.

 

II. Organizational Context and Scope

Bajo la supervisión directa de la Oficial de Gestión de Recursos (RMO) y supervisión general del COM de la OIM en República Dominicana, el Asistente de Compras es responsable de apoyar en todas las fases de los Proyectos de Adquisiciones que ejecuta la OIM Santo Domingo, en el marco de la cooperación técnica para el desarrollo que brinda la OIM a los Estados.

El/La Asistente de Compras es la persona encarga de apoyar en la correcta adquisición de bienes y servicios que permitan el desarrollo de las actividades planteadas para la ejecución de los objetivos de la misión de OIM en el Republica Dominicana. Deberá desarrollar las siguientes funciones:

III. Responsibilities and Accountabilities

1. Realizar las actividades de adquisiciones de la OIM Santo Domingo y brindar apoyo de
primera línea, orientación técnica y capacitación en el país con respecto a las políticas, normas y reglamentos de la OIM relacionados con las adquisiciones y la cadena de suministro, además debe asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes sobre origen y nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.

2. Asistir en la gestión del ciclo de adquisiciones, incluida la definición de necesidades, la
planificación de adquisiciones, la investigación de mercado, la emisión de ofertas, la
evaluación de ofertas y la evaluación del desempeño del proveedor de acuerdo con las normas de adquisiciones de la OIM y en coordinación con la Unidad Global de Adquisiciones y Suministros, según sea necesario.

3. Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo. Así como Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de estos.

4. Analizar las solicitudes de adquisición e iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados por la Unidad y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.

5. Preparar informes de adquisiciones y logística con una estimación de entregas de grandes
compras y presentarlas al programa sobre el estado de los procesos.

6. Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada en el
mercado.

7. Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes incluyendo el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de documentos de entrega y pago a los proveedores, manteniendo informado al personal relevante del proyecto y las finanzas sobre el estado de la entrega.

8. Servir de enlace con las diferentes unidades y oficinas con respecto a las solicitudes y
requisitos de adquisiciones y servicios, a fin de alimentar la planificación de adquisiciones y
consolidar las necesidades generales de adquisiciones de la Oficina de País.

9. Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de estos.

10. Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.

11. Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas; verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones de Órdenes de compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.

12. Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de
contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño
y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras
de la Organización.

13. Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.

14. Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según
parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.

15. Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores para
establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos comúnmente
requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su presentación al Departamento Legal.

16. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.

17. Ser el punto focal en la Unidad de Compras y liderar las actividades con el equipo.

18. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada la oficial de
Administración de Recursos de la OIM.

lV. Competencies

Values:

• Inclusion and respect for diversity respects and promotes individual and cultural
differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintain high ethical standards and acts in a manner consistent
with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed
manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to
achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results produces and delivers quality results in a service-oriented and timely
manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge continuously seeks to learn, share knowledge and
innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes
responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Ver términos de referencia para obtener mas detalles de la convocatoria. 

Detalles

Departamento(s):

Administración

Oferta

Horario:

Completo

Días laborales:

Lunes a Viernes

Tanda:

Completa

Alojamiento:

No ofrecido

Accessibilidad física:

No aplica

Vacante de cuota protegida:

No

Requerimientos

Edad:

De 18 a 25 años

De 26 a 35 años

De 36 a 49 años

Más de 50 años

Nacionalidad:

Dominicana

Extranjera con Permiso de Residencia

Nivel educativo:

Universitario

Experiencia profesional:

Administrativa

Habilidades informáticas:

Avanzadas

Idiomas requeridos:

Español

Inglés

Idiomas valorados:

Francés

Licencia de conducir:

No aplica

Seguro medico propio:

No aplica

Papel de buena conducta:

No aplica

Ubicación

Región:

Ozama (Santo Domingo)

Provincia:

Distrito Nacional

Dirección:

Socorro Sanchez, 152 Gascue

Municipio:

Distrito Nacional

Zona Especial:

Mancomunidad del Gran Santo Domingo

Datos de contacto

Nombre:

Unidad de Recursos Humanos

Cargo:

Punto Focal de HR

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